Collaborative Purchase | Samen orders beheren

Purchase to Pay processen, het gestructureerd vastleggen van inkooporders en ontvangsten langs richtlijnen van inkoop en budgetcontroles van finance. Zodra P2P processen en systemen en de inkoop van uitzendkrachten bij elkaar komen wordt dit meestal een lastig speelveld. De systemen van inkoop zijn ontwikkeld om scherp vooraf gedefinieerde goederen en diensten in te kopen, de procedures van finance gericht op voorspelbaarheid in het uitgavenpatroon. Die scherpe definitie vooraf en die voorspelbaarheid zijn nu net twee zaken die snel troebel worden bij inhuur. Het is binnen veel organisaties moeilijk om voor 5 jaar mantelovereenkomst exact vast te leggen wat voor functies je in gaat huren. Sterker nog, daar bovenop is het voor veel inhuurtransacties lastig om een maand vooruit exact te voorspellen hoeveel uren iemand werkt. Precies die proces gaps tussen inhuurwerkelijkheid en purchase to pay processen en systemen kan FlexForceMonkey oplossen met Collaborative Procurement.

Collaborative Procurement voor opdrachtgevers

Wanneer jullie graag inkooporders beheren voor de inhuur van uitzendkrachten, de kosten van uren boeken als ontvangstregistratie en bij de factuur op die manier driewegmatch toepassen, loop je nogal eens tegen uitdagingen aan. Jullie proces kan wel zo werken wanneer het spend management betreft, maar het uitzenden van mensen is binnen de muren van het uitzendbureau echt andere koek dan het voor een leverancier van kantoorartikelen is om de verkoop van een pen of potlood te administreren. De enige manier om dat proces dan goed vorm te geven is door het bouwen van heel veel complex maatwerk in je SAP systeem of door heel veel handmatige invoer van data verplicht te maken. Totdat je kennis maakt met FlexForceMonkey en op die manier een compleet custom kanaal voor de inhuur van tijdelijke arbeid aan je Purchase to Pay kernsysteem kan koppelen, zonder dat dit meer maatwerk, handmatig werk of beheer vraagt. Ons platform is in staat om op allerlei manier de data rondom plaatsingen vanuit het uitzendbureau automatisch te ontvangen en om te zetten tot inkooporders. We kunnen hiervoor zelfs OCI koppelingen inzetten als dat nodig is. Wij zorgen ervoor dat jij je bestaande P2P software standaard kunt houden, kunt focussen op bestaande procesflows en rapportages. Ondertussen regelen wij de soepele continue transformatie van alle data rondom uitzendspend zodat het netjes in de hele keten past.

Collaborative Procurement voor uitzendbureaus

Vanaf nu hoef jij niet meer te schrikken wanneer je trouwe opdrachtgever een purchase to pay systeem gaat implementeren en aangeeft dat jij je aan richtlijnen rondom inkooporders, urenboekingen en facturatie moet gaan houden. Wij gaan je helpen. Wij hebben het voor elkaar gekregen om standaard purchase to pay systemen en processen te voeden met de standaard SETU koppelvlakken die jij al gewend bent te gebruiken. Zo maken we het weer leuk om met je klanten samen te werken aan de inhoud, omdat de administratie vanzelf goed gaat. We koppelen jullie backoffice software aan het netwerk van FlexForceMonkey door standaard SETU berichten uit te wisselen, wij zorgen dat jouw klant daar inkooporders uit kan gaan genereren, kostenboekingen kan maken en driewegmatches op facturen kan controleren.

Collaborative Procurement in 4 bullets

  • Standaard Purchase to Pay processen helpen opdrachtgevers enorm in het beheren en controleren van uitgaven
  • FlexForceMonkey kan ondersteunen in het beheren van Inkooporders op basis van administratieve data die rechtstreeks vanuit de backoffice software van het uitzendbureau komt
  • Zo worden P2P en SETU één geheel
  • Natuurlijk te combineren met onze Collaborative Billing functionaliteit
Ons Supply Chain Management Platform zoekt iedere dag naar een betere invulling van het Sneller, Simpeler, Veiliger en Eerlijker maken van de datastromen in flex.

Beschikbare koppelingen

Het liefst laten we iedereen in haar eigen software werken en verzorgen wij de verbinding tussen al die systemen. Collaborative Procurement is inmiddels al geschikt gemaakt voor diverse bestaande software systemen: Opdrachtgever:
  • SAP SRM
  • SAP MM
  • SAP Ariba
  • SAP Finance
  • AFAS
  • Visma | ProActive
  • ISPnext
Uitzendbureau:
  • Pivoton
  • AFAS
  • MySolution
  • EasyFlex
  • HelloFlex
En natuurlijk kun je het gebruiken in combinatie met onze Supplier Portal.